Was macht eine WEG-Verwaltung? Die 7 Aufgaben im Überblick

WEG steht für das Wohnungseigentumsgesetz. Eine WEG-Verwaltung ist also die Verwaltung einer Eigentümergemeinschaft auf Grundlage dieses Gesetzes – seit der Reform heißt die Gemeinschaft offiziell Gemeinschaft der Wohnungseigentümer, kurz GdWE. Die Verwaltung führt die Buchhaltung, bereitet die Eigentümerversammlung vor und führt sie durch, pflegt die Beschlusssammlung und plant die Erhaltung des Gemeinschaftseigentums. Was darüber hinausgeht – etwa alles rund um die Vermietung der eigenen Wohnung – ist Sache der Mietverwaltung und wird getrennt beauftragt.

Was ist eine WEG-Verwaltung – und warum braucht jede Gemeinschaft eine?

Wer eine Eigentumswohnung kauft, wird automatisch Mitglied der GdWE. Eine ausdrückliche Pflicht, einen Verwalter zu bestellen, kennt das Gesetz nicht – aber jeder einzelne Eigentümer kann die Bestellung verlangen, weil sie zur ordnungsmäßigen Verwaltung gehört. In der Praxis hat deshalb fast jede Gemeinschaft einen Verwalter: Ohne ihn ist sie kaum handlungsfähig.

Dieser Verwalter muss kein Unternehmen sein: Die Aufgaben kann grundsätzlich auch ein Eigentümer übernehmen, der von der Gemeinschaft als Verwalter bestellt wird. In der Praxis ist die Bestellung eines zertifizierten Verwalters trotzdem ratsam, weil Buchhaltung, Fristen und Beschlussumsetzung schnell komplex werden. Einen zertifizierten Verwalter – geprüft vor der IHK – kann jeder Eigentümer als Standard ordnungsmäßiger Verwaltung verlangen; Ausnahmen gelten nur für sehr kleine Gemeinschaften, in denen ein Eigentümer selbst verwaltet und kein Drittel der Eigentümer einen zertifizierten Verwalter verlangt.

Die WEG-Verwaltung vertritt die Gemeinschaft nach außen: Sie schließt Verträge mit Dienstleistern, kümmert sich um Versicherungen, verwaltet das gemeinschaftliche Konto und setzt die Beschlüsse der Eigentümer um.

Was sind die 7 Kernaufgaben einer WEG-Verwaltung?

Das Wohnungseigentumsgesetz beschreibt einen Mindestkatalog an Aufgaben. Was darüber hinausgeht, ist Verhandlungssache und gehört in den Verwaltervertrag. Die folgende Übersicht zeigt, was zum Standard gehört.

1. Aufstellung des Wirtschaftsplans. Für jedes Wirtschaftsjahr listet der Verwalter die erwarteten Einnahmen und Ausgaben auf, teilt die Kosten auf die Einheiten auf und legt die monatlichen Vorschüsse fest. So wird die Zahlungsfähigkeit der GdWE sichergestellt. Beschlossen wird der Plan von der Eigentümerversammlung.
2. Jahresabrechnung und Buchführung. Am Ende des Wirtschaftsjahres legt der Verwalter Rechnung: Die Jahresabrechnung zeigt die tatsächlichen Einnahmen und Ausgaben und den Saldo für jeden Eigentümer. Eine saubere Buchführung ist die Grundlage dafür – und ein verlässliches Prüfmerkmal für die Qualität einer Verwaltung.
3. Anlage und Verwaltung der Erhaltungsrücklage (früher: Instandhaltungsrücklage). Sie ist das Polster der Gemeinschaft für Dachreparaturen, Fassadensanierungen oder den Heizungstausch. Der Verwalter legt die Gelder getrennt an und setzt sie nur zweckgebunden ein; über die Höhe der Einzahlungen entscheidet die Eigentümerversammlung.
4. Einberufung und Durchführung der Eigentümerversammlung. Mindestens einmal im Jahr beruft der Verwalter eine ordentliche Versammlung ein, erstellt die Tagesordnung, moderiert, zählt Stimmen und protokolliert die Beschlüsse. Dort berät er die Eigentümer auch und spricht Empfehlungen zu notwendigen Maßnahmen aus.
5. Führung der Beschlusssammlung. Seit der WEG-Reform 2020 ist sie vorgeschrieben und enthält alle Beschlüsse in chronologischer Reihenfolge – auch ungültige und angefochtene. Jeder Eigentümer darf sie einsehen; beim Kauf einer Eigentumswohnung ist sie ein wichtiges Prüfdokument.
6. Erhaltung des Gemeinschaftseigentums. Dach, Fassade, Treppenhaus, Aufzug, Heizung: Zur Erhaltung verpflichtet ist die GdWE selbst. Der Verwalter vertritt sie dabei – er holt Angebote ein, beauftragt Handwerker und koordiniert Sanierungen. Entscheidung und Kosten liegen aber immer bei der Gemeinschaft. Nur wenn dem Gemeinschaftseigentum unmittelbar ein Schaden droht, handelt er sofort.
7. Vertretung der Gemeinschaft nach außen. Der Verwalter schließt im Namen der GdWE Verträge mit Reinigungsunternehmen, Hausmeisterdiensten, Energieversorgern und Versicherungen und führt den Schriftverkehr mit diesen Dienstleistern – in Abstimmung mit dem Verwaltungsbeirat und im Rahmen der Beschlüsse der Gemeinschaft.

Welche Unterlagen muss eine WEG-Verwaltung führen und herausgeben?

Transparenz ist kein Bonus, sondern Teil des Auftrags. Diese Unterlagen muss der Verwalter lückenlos führen und auf Anfrage zugänglich machen:

• Beschlusssammlung aller Eigentümerbeschlüsse
• Protokolle sämtlicher Eigentümerversammlungen
• Jahresabrechnungen und Wirtschaftspläne der letzten Jahre
• Kontoauszüge von Verwaltungskonto und Erhaltungsrücklage
• Dienstleistungsverträge (Hausmeister, Reinigung, Versicherungen)
• Korrespondenz mit Behörden und Handwerkern
• Teilungserklärung und Gemeinschaftsordnung

Wer Unterlagen zugesendet haben möchte, muss gegebenenfalls mit Porto- und Kopierkosten rechnen. Bei einem Verwalterwechsel sind alle Unterlagen vollständig an den neuen Verwalter oder die Gemeinschaft zu übergeben.

Was kostet eine WEG-Verwaltung – und woran erkennt man ein faires Angebot?

Das Honorar bemisst sich nach der Anzahl der Einheiten, dem Zustand des Objekts und dem vereinbarten Leistungsumfang. Pauschalen pro Einheit und Monat sind die häufigste Vergütungsform.

Beim Vergleich lohnt der genaue Blick auf die Leistungsbeschreibung: Was ist im Grundhonorar enthalten, und was wird extra abgerechnet – etwa außerordentliche Eigentümerversammlungen, gerichtliche Schritte oder die Begleitung von Sanierungen?

Ein strukturiertes Angebot erkennt man an einer klaren Leistungsliste, der Laufzeit des Verwaltervertrags (höchstens drei Jahre bei der Erstbestellung, höchstens fünf Jahre bei der Wiederbestellung), Regelungen zur Haftung und einer Kündigungsregelung.

Was gehört nicht zur WEG-Verwaltung?

Alles, was die eigene Wohnung statt des Gemeinschaftseigentums betrifft. Die WEG-Verwaltung handelt im Auftrag aller Eigentümer gemeinsam; für einzelne Eigentümer gibt es zwei weitere Formen:

Die Mietverwaltung übernimmt das Mietverhältnis – Mieterkommunikation, Neuvermietung und die Betriebskostenabrechnung gegenüber den Mietern. Die Sondereigentumsverwaltung (SEV) betreut die kaufmännische und technische Seite einer einzelnen Wohn- oder Gewerbeeinheit für den Eigentümer: Prüfung der WEG-Jahresabrechnung, Kommunikation mit der WEG-Verwaltung im Namen des Eigentümers, Erhaltung innerhalb der Wohnung.

Auch Leistungen wie Mietpreisermittlung, Mietvertragserstellung, Mietersuche und Wohnungsübergaben gehören nicht zum Auftrag der WEG-Verwaltung – sie lassen sich bei KRAMS aber zusätzlich beauftragen. Der praktische Vorteil: Wer Verwaltung und Vermietung in eine Hand gibt, spart Abstimmungsaufwand. Wir kennen das Objekt, die Einheit und die Gemeinschaftsordnung und begleiten eine Neuvermietung dadurch reibungsloser als ein externer Makler, der sich erst einarbeiten müsste.

Kann man den WEG-Verwalter wechseln – und wie geht das?

Ja. Die Eigentümerversammlung kann den Verwalter per Mehrheitsbeschluss abberufen. Liegt ein wichtiger Grund vor – etwa grob fehlerhafte Abrechnungen oder die wiederholte Verletzung von Pflichten –, ist die Abberufung sofort wirksam. Ohne wichtigen Grund gilt die Kündigungsfrist aus dem Verwaltervertrag.

Wer einen Wechsel erwägt, sollte den neuen Verwalter vor der Versammlung kennenlernen und das Angebot in Ruhe prüfen: Zur WEG-Verwaltung von KRAMS.